Struktura organizacyjna

W obszarze struktury organizacyjnej umieściliśmy podstawowe systemy HR, które w większości tworzą bazę do podejmowania kolejnych działań w ramach oceny i rozwoju pracowników na poziomie firmy. Rozwiązania HR najczęściej łączą się ze sobą i jak przy budowaniu domu – bez solidnych fundamentów nie możemy oczekiwać trwałych i konkretnych efektów.

 

PRZYKŁAD: bez opisów stanowisk zbudujemy system ocen pracowniczych – jest to możliwe. Natomiast będzie to system na „tu i teraz”, którego nie połączymy z np. systemem motywacyjnym i ścieżkami kariery. Będziemy zatem dysponować tylko częścią informacji potrzebnych do podjęcia decyzji personalnych.

Etatyzacja

Nieustanny wzrost konkurencji oraz dynamicznie zmieniający się rynek wywołują w przedsiębiorcach silną potrzebę optymalizacji kluczowych obszarów działalności. Po optymalizacji kosztów, modernizacji stosowanych technologii, uatrakcyjnieniu oferty biznesowej kolejnym istotnym obszarem gwarantującym poprawę wyników firmy jest optymalizacja struktury organizacyjnej.

Proces etatyzacji ma na celu określenie optymalnego, wymagalnego poziomu zatrudnienia na danym stanowisku w danej jednostce struktury organizacji. Pozwala wyeliminować przerosty zatrudnienia przy jednoczesnej gwarancji pełnej realizacji zadań czy planów postawionych tej jednostce.

 

Proces etatyzacji obejmuje 3 etapy: analizę, projektowanie i wdrożenie. Analiza etatyzacyjna dotyczy każdego stanowiska pracy i uwzględnia różnorodne czynniki wpływające na oczekiwany poziom zatrudnienia na tym stanowisku, m.in.:

  • poziom kompetencji i wydajność pracowników
  • wielkość produkcji i sezonowość
  • system planowania i organizowania procesów pracy

ETAP 1 – analiza

 

Obejmuje badania diagnostyczne w przedsiębiorstwie, których celem jest zidentyfikowanie stanu istniejącego w obszarze pracy realizowanej na wszystkich stanowiskach. Etap ten jest ukierunkowany na określenie sytuacji badanego przedsiębiorstwa; składają się na niego następujące kroki:

  • Analiza stanu obecnego
  • Określenie kolejności wykonywania zadań
  • Analiza pracochłonności poszczególnych procesów
  • Analiza jednostkowych poziomów pracochłonności i ich porównanie.
  • Analiza częstotliwości realizacji zadań (powtarzalność zadań)

 

ETAP 2 – projektowanie

 

  • Opracowanie wyników badań (analiza ilościowa i jakościowa)
  • Opracowanie projektu usprawnień
  • Przygotowanie do wdrożenia zmian – opracowanie harmonogramu wdrożenia

 

ETAP 3 – wdrożenie

  • Spotkanie podsumowujące
  • Asysta i wsparcie konsultantów HSB w procesie wdrożenia działań (przy mocnym zaangażowaniu i współpracy Zarządu, kadry kierowniczej i działu HR)
  • Dynamiczny rozwój firmy
  • Wdrożenie nowej strategii biznesowej
  • Wdrożenie nowych technologii i/lub nowego produktu
  • Restrukturyzacja przedsiębiorstwa
  • Zmniejszony popyt na oferowane produkty/usługi (sezonowość oferty)
  • Fuzja i przejęcia
  • Przerosty zatrudnienia
  • Spowolnienie gospodarcze

DLA PRACODAWCÓW

  • optymalizacja poziomu zatrudnienia
  • poprawa efektywnego wykorzystania czasu pracy
  • utworzenie zespołów zadaniowych
  • uprawnienie procesów wewnętrznych i zewnętrznych
  • dopasowanie zasobów
  • optymalizacja kosztów
  • możliwość konkurowania z innymi podmiotami w danej grupie strategicznej
  • wzrost wydajności

 

DLA PRACOWNIKÓW

  • efektywna praca w zespołach zadaniowych
  • dialog i dobre relacje z pracodawcą
  • rozwój osobisty
  • informacja zwrotna nt. efektów i jakości swojej pracy
  • możliwość zaplanowania ścieżki rozwoju
+ CZYM JEST ETATYZACJA

Proces etatyzacji ma na celu określenie optymalnego, wymagalnego poziomu zatrudnienia na danym stanowisku w danej jednostce struktury organizacji. Pozwala wyeliminować przerosty zatrudnienia przy jednoczesnej gwarancji pełnej realizacji zadań czy planów postawionych tej jednostce.

 

Proces etatyzacji obejmuje 3 etapy: analizę, projektowanie i wdrożenie. Analiza etatyzacyjna dotyczy każdego stanowiska pracy i uwzględnia różnorodne czynniki wpływające na oczekiwany poziom zatrudnienia na tym stanowisku, m.in.:

  • poziom kompetencji i wydajność pracowników
  • wielkość produkcji i sezonowość
  • system planowania i organizowania procesów pracy
+ SPOSÓB REALIZACJI

ETAP 1 – analiza

 

Obejmuje badania diagnostyczne w przedsiębiorstwie, których celem jest zidentyfikowanie stanu istniejącego w obszarze pracy realizowanej na wszystkich stanowiskach. Etap ten jest ukierunkowany na określenie sytuacji badanego przedsiębiorstwa; składają się na niego następujące kroki:

  • Analiza stanu obecnego
  • Określenie kolejności wykonywania zadań
  • Analiza pracochłonności poszczególnych procesów
  • Analiza jednostkowych poziomów pracochłonności i ich porównanie.
  • Analiza częstotliwości realizacji zadań (powtarzalność zadań)

 

ETAP 2 – projektowanie

 

  • Opracowanie wyników badań (analiza ilościowa i jakościowa)
  • Opracowanie projektu usprawnień
  • Przygotowanie do wdrożenia zmian – opracowanie harmonogramu wdrożenia

 

ETAP 3 – wdrożenie

  • Spotkanie podsumowujące
  • Asysta i wsparcie konsultantów HSB w procesie wdrożenia działań (przy mocnym zaangażowaniu i współpracy Zarządu, kadry kierowniczej i działu HR)
+ KIEDY WARTO ZASTOSOWAĆ
  • Dynamiczny rozwój firmy
  • Wdrożenie nowej strategii biznesowej
  • Wdrożenie nowych technologii i/lub nowego produktu
  • Restrukturyzacja przedsiębiorstwa
  • Zmniejszony popyt na oferowane produkty/usługi (sezonowość oferty)
  • Fuzja i przejęcia
  • Przerosty zatrudnienia
  • Spowolnienie gospodarcze
+ KORZYŚCI Z WDROŻENIA

DLA PRACODAWCÓW

  • optymalizacja poziomu zatrudnienia
  • poprawa efektywnego wykorzystania czasu pracy
  • utworzenie zespołów zadaniowych
  • uprawnienie procesów wewnętrznych i zewnętrznych
  • dopasowanie zasobów
  • optymalizacja kosztów
  • możliwość konkurowania z innymi podmiotami w danej grupie strategicznej
  • wzrost wydajności

 

DLA PRACOWNIKÓW

  • efektywna praca w zespołach zadaniowych
  • dialog i dobre relacje z pracodawcą
  • rozwój osobisty
  • informacja zwrotna nt. efektów i jakości swojej pracy
  • możliwość zaplanowania ścieżki rozwoju

Opisy stanowisk

Opis stanowiska jest dokumentem definiującym sens, wagę i zakres danego stanowiska, oraz jego umiejscowienie w strukturze firmy. Odzwierciedla realne czynności wykonywane na stanowisku, ścieżki kontaktów potrzebnych do płynnego realizowania podstawowych zadań, a także precyzuje uprawnienia i obszary odpowiedzialności oraz informuje, jakie cechy musi posiadać pracownik, aby poradzić sobie z zadaniami i odpowiedzialnością na danym stanowisku (profil kompetencyjny).

 

Właściwie stworzony opis stanowiska pracy pozwala na identyfikację pracodawcy i podjęcie działań mających na celu pozyskanie pracowników.

 

Kompetencyjne opisy stanowisk to podstawowe narzędzie HR wykorzystywane w wielu obszarach zarządzania ludźmi począwszy od rekrutacji kandydatów i adaptacji nowych pracowników, poprzez ocenę pracy, a na planowaniu polityki wynagrodzeń na podstawie wartościowania skończywszy.

  • Stworzenie spójnej strategii personalnej w firmie
  • Wystarndaryzowanie dokumentacji HR oraz tworzenie strategii HR jako spójnego zestawu powiązanych ze sobą systemów (system szkoleń, system ocen, system motywacyjny, ścieżki karier, etc.)
  • Budowa struktury organizacyjnej
  • Wartościowanie stanowisk pracy
  • Budowanie systemu okresowych ocen pracowników (SOOP)
  • Uporządkowanie struktury organizacyjnej firmy i procesów w niej zachodzących
  • Stworzenie bazy wiedzy o stanowiskach w firmie do kolejnych systemów HR, które planuje wdrażać firma
  • Spójność w dokumentacji kadrowej
  • Precyzyjne i klarowne określenie wymagań stawianych pracownikom, co ułatwia i przyspiesza także proces rekrutacji
  • Mapa uprawnień, odpowiedzialności i komunikacji w strukturze firmy
  • Łatwość w budowaniu systemu wynagrodzeń, systemu motywacyjnego oraz ścieżek karier dzięki określeniu celu stanowiska oraz zadań i ich priorytetów
+ CZYM JEST OPIS STANOWISKA

Opis stanowiska jest dokumentem definiującym sens, wagę i zakres danego stanowiska, oraz jego umiejscowienie w strukturze firmy. Odzwierciedla realne czynności wykonywane na stanowisku, ścieżki kontaktów potrzebnych do płynnego realizowania podstawowych zadań, a także precyzuje uprawnienia i obszary odpowiedzialności oraz informuje, jakie cechy musi posiadać pracownik, aby poradzić sobie z zadaniami i odpowiedzialnością na danym stanowisku (profil kompetencyjny).

 

Właściwie stworzony opis stanowiska pracy pozwala na identyfikację pracodawcy i podjęcie działań mających na celu pozyskanie pracowników.

 

Kompetencyjne opisy stanowisk to podstawowe narzędzie HR wykorzystywane w wielu obszarach zarządzania ludźmi począwszy od rekrutacji kandydatów i adaptacji nowych pracowników, poprzez ocenę pracy, a na planowaniu polityki wynagrodzeń na podstawie wartościowania skończywszy.

+ CELE WDROŻENIA OPISÓW
  • Stworzenie spójnej strategii personalnej w firmie
  • Wystarndaryzowanie dokumentacji HR oraz tworzenie strategii HR jako spójnego zestawu powiązanych ze sobą systemów (system szkoleń, system ocen, system motywacyjny, ścieżki karier, etc.)
  • Budowa struktury organizacyjnej
  • Wartościowanie stanowisk pracy
  • Budowanie systemu okresowych ocen pracowników (SOOP)
+ KORZYŚCI Z WDROŻENIA OPISÓW
  • Uporządkowanie struktury organizacyjnej firmy i procesów w niej zachodzących
  • Stworzenie bazy wiedzy o stanowiskach w firmie do kolejnych systemów HR, które planuje wdrażać firma
  • Spójność w dokumentacji kadrowej
  • Precyzyjne i klarowne określenie wymagań stawianych pracownikom, co ułatwia i przyspiesza także proces rekrutacji
  • Mapa uprawnień, odpowiedzialności i komunikacji w strukturze firmy
  • Łatwość w budowaniu systemu wynagrodzeń, systemu motywacyjnego oraz ścieżek karier dzięki określeniu celu stanowiska oraz zadań i ich priorytetów

Systemy motywacyjne

System motywacyjny to ukierunkowany zestaw narzędzi i mechanizmów motywowania z punktu widzenia realizacji celów firmy. Od strony praktycznej jest to zestaw logicznie powiązanych czynników motywujących pracowników w danej organizacji (motywatory), które mają służyć realizacji celów biznesowych firmy, jej misji, wizji oraz strategii.

 

System motywacyjny łączy kilka systemów HR w jedną, spójną całość. Powinien uwzględniać nie tylko w/w elementy, ale także wartości firmy, jej wielkość, branżę, dotychczasowy rozwój, kulturę organizacyjną, strukturę organizacyjną, wyjściowy poziom motywacji pracowników.

 

System motywacyjny, w ujęciu dokumentacji, składa się z procedur i regulaminów, które z kolei różnicują całościowe ujęcie systemu mającego wpływ na motywację pracowników, a może to być:

  • System Okresowych Ocen Pracowników (SOOP)
  • system wynagrodzeń
  • ścieżki awansów
  • system szkoleń.
  • Zwiększenie wydajności i efektywności pracy
  • Stworzenie lub usprawnienie obecnie funkcjonujących mechanizmów motywowania
  • Wystandaryzowanie procesu motywowania w strategii personalnej firmy
  • Chęć docenienia pracowników adekwatnie do efektów ich pracy
  • Budowanie wizerunku firmy w procesie rekrutacji (przyciągnięcie do firmy odpowiednich kandydatów)
  • Odpowiednio dobrane motywatory do oczekiwań i potrzeb pracowników, co ułatwia zarządzanie poziomem motywacji
  • Wzrost świadomego zaangażowania pracowników (angażują się w realizację zadań i celów ważnych z punktu firmy)
  • Poprawa konkurencyjności firmy na rynku (skorelowanie systemu motywacyjnego z poziomem realizacji celów)
  • Obniżenie kosztów pracy poprzez koncentrowanie się pracowników na elementach ważnych dla firmy (świadome zarządzanie zaangażowaniem pracowników)
+ CZYM JEST SYSTEM

System motywacyjny to ukierunkowany zestaw narzędzi i mechanizmów motywowania z punktu widzenia realizacji celów firmy. Od strony praktycznej jest to zestaw logicznie powiązanych czynników motywujących pracowników w danej organizacji (motywatory), które mają służyć realizacji celów biznesowych firmy, jej misji, wizji oraz strategii.

 

System motywacyjny łączy kilka systemów HR w jedną, spójną całość. Powinien uwzględniać nie tylko w/w elementy, ale także wartości firmy, jej wielkość, branżę, dotychczasowy rozwój, kulturę organizacyjną, strukturę organizacyjną, wyjściowy poziom motywacji pracowników.

 

System motywacyjny, w ujęciu dokumentacji, składa się z procedur i regulaminów, które z kolei różnicują całościowe ujęcie systemu mającego wpływ na motywację pracowników, a może to być:

  • System Okresowych Ocen Pracowników (SOOP)
  • system wynagrodzeń
  • ścieżki awansów
  • system szkoleń.
+ CELE WDROŻENIA SYSTEMU
  • Zwiększenie wydajności i efektywności pracy
  • Stworzenie lub usprawnienie obecnie funkcjonujących mechanizmów motywowania
  • Wystandaryzowanie procesu motywowania w strategii personalnej firmy
  • Chęć docenienia pracowników adekwatnie do efektów ich pracy
  • Budowanie wizerunku firmy w procesie rekrutacji (przyciągnięcie do firmy odpowiednich kandydatów)
+ KORZYŚCI Z WDROŻENIA SYSTEMU
  • Odpowiednio dobrane motywatory do oczekiwań i potrzeb pracowników, co ułatwia zarządzanie poziomem motywacji
  • Wzrost świadomego zaangażowania pracowników (angażują się w realizację zadań i celów ważnych z punktu firmy)
  • Poprawa konkurencyjności firmy na rynku (skorelowanie systemu motywacyjnego z poziomem realizacji celów)
  • Obniżenie kosztów pracy poprzez koncentrowanie się pracowników na elementach ważnych dla firmy (świadome zarządzanie zaangażowaniem pracowników)

Systemy wynagrodzeń

System wynagrodzeń obejmuje procesy, zasady, narzędzia oraz sposoby wynagradzania pracowników w firmie adekwatnie do ich umiejętności, doświadczenia, predyspozycji, kompetencji, czy w końcu wartości rynkowej.

 

Rzetelnie opracowany system wynagrodzeń ma na celu

  • utrzymanie zatrudnionych pracowników, oraz
  • znalezienie nowych pracowników, co rzutuje na poziom motywacji i zadowolenia z wynagrodzeń tychże pracowników.

 

Wśród składników całkowitego wynagrodzenia możemy wyróżnić:

  • wynagrodzenie finansowe (stałe i zmienne)
  • świadczenia pracownicze
  • wynagrodzenie pozafinansowe.
  • Stworzenie lub usprawnienie polityki wynagrodzeń w firmie
  • Monitorowanie efektywności pracy pracowników
  • Powiązanie wynagrodzeń z celami i strategią firmy
  • Ocena poziomu satysfakcji Klienta z produktów/usług i jakości współpracy
  • Przejrzystość systemów związanych z motywacją pracowników
  • Jasne i przejrzyste zasady naliczania płac
  • Obniżenie kosztów pracy
  • Podniesienie konkurencyjności firmy poprzez wdrożone mechanizmy i standardy wynagrodzeń
  • Optymalizacja kosztów związanych z wynagrodzeniami
  • Zwiększenie motywacji pracowników poprzez jasne zasady i mechanizmy naliczania wynagrodzeń
+ CZYM JEST SYSTEM

System wynagrodzeń obejmuje procesy, zasady, narzędzia oraz sposoby wynagradzania pracowników w firmie adekwatnie do ich umiejętności, doświadczenia, predyspozycji, kompetencji, czy w końcu wartości rynkowej.

 

Rzetelnie opracowany system wynagrodzeń ma na celu

  • utrzymanie zatrudnionych pracowników, oraz
  • znalezienie nowych pracowników, co rzutuje na poziom motywacji i zadowolenia z wynagrodzeń tychże pracowników.

 

Wśród składników całkowitego wynagrodzenia możemy wyróżnić:

  • wynagrodzenie finansowe (stałe i zmienne)
  • świadczenia pracownicze
  • wynagrodzenie pozafinansowe.
+ CELE WDROŻENIA SYSTEMU
  • Stworzenie lub usprawnienie polityki wynagrodzeń w firmie
  • Monitorowanie efektywności pracy pracowników
  • Powiązanie wynagrodzeń z celami i strategią firmy
  • Ocena poziomu satysfakcji Klienta z produktów/usług i jakości współpracy
  • Przejrzystość systemów związanych z motywacją pracowników
+ KORZYŚCI Z WDROŻENIA SYSTEMU
  • Jasne i przejrzyste zasady naliczania płac
  • Obniżenie kosztów pracy
  • Podniesienie konkurencyjności firmy poprzez wdrożone mechanizmy i standardy wynagrodzeń
  • Optymalizacja kosztów związanych z wynagrodzeniami
  • Zwiększenie motywacji pracowników poprzez jasne zasady i mechanizmy naliczania wynagrodzeń

Wartościowanie stanowisk

Wartościowanie stanowisk pracy to proces mający na celu określenie wartości wykonywanej przez pracownika pracy. Polega na analizie i ocenie pracy według ustalonych kryteriów, pozwalających na porównywanie trudności pracy i jej wycenę z punktu widzenia przyjętych kryteriów.

 

Wartościowanie stanowisk pracy obejmuje analizę czterech głównych parametrów:

  • ważność zadań wykonywanych na danym stanowisku z punktu widzenia efektów pracy na tym stanowisku, efektów pracy komórki organizacyjnej i całej organizacji,
  • ważność kompetencji niezbędnych do wykonywania zadań na danym stanowisku,
  • wpływ stanowiska na efekty pracy innych stanowisk w organizacji,
  • czynniki zewnętrzne wpływające na trudność pracy na danym stanowisku.
  • Racjonalne kształtowanie wynagrodzeń
  • Ocena relatywnej wartości poszczególnych stanowisk w firmie
  • Określenie wymagań konkretnej pracy, wykonywanej w danym miejscu, czasie i w określonych warunkach, oraz ustalenie jej wartości
  • Rekrutacja i selekcja pracowników
  • Ocena osiągnięć pracownika
  • Aktualizacja opisów stanowisk lub ułatwiony proces ich sporządzenia; uporządkowanie hierarchii stanowisk w firmie
  • Przejrzystość i obiektywizm kryteriów w hierarchii stanowisk
  • Stworzenie spójnej i sprawiedliwej tabeli płac
  • Wzrost motywacji pracowników dzięki przejrzystemu systemowi wynagradzania
  • Podejmowanie zobiektywizowanych decyzji personalnych oraz płacowych
+ CZYM JEST

Wartościowanie stanowisk pracy to proces mający na celu określenie wartości wykonywanej przez pracownika pracy. Polega na analizie i ocenie pracy według ustalonych kryteriów, pozwalających na porównywanie trudności pracy i jej wycenę z punktu widzenia przyjętych kryteriów.

 

Wartościowanie stanowisk pracy obejmuje analizę czterech głównych parametrów:

  • ważność zadań wykonywanych na danym stanowisku z punktu widzenia efektów pracy na tym stanowisku, efektów pracy komórki organizacyjnej i całej organizacji,
  • ważność kompetencji niezbędnych do wykonywania zadań na danym stanowisku,
  • wpływ stanowiska na efekty pracy innych stanowisk w organizacji,
  • czynniki zewnętrzne wpływające na trudność pracy na danym stanowisku.
+ CELE WDROŻENIA
  • Racjonalne kształtowanie wynagrodzeń
  • Ocena relatywnej wartości poszczególnych stanowisk w firmie
  • Określenie wymagań konkretnej pracy, wykonywanej w danym miejscu, czasie i w określonych warunkach, oraz ustalenie jej wartości
  • Rekrutacja i selekcja pracowników
  • Ocena osiągnięć pracownika
+ KORZYŚCI Z WDROŻENIA
  • Aktualizacja opisów stanowisk lub ułatwiony proces ich sporządzenia; uporządkowanie hierarchii stanowisk w firmie
  • Przejrzystość i obiektywizm kryteriów w hierarchii stanowisk
  • Stworzenie spójnej i sprawiedliwej tabeli płac
  • Wzrost motywacji pracowników dzięki przejrzystemu systemowi wynagradzania
  • Podejmowanie zobiektywizowanych decyzji personalnych oraz płacowych