Struktura organizacyjna

Opis stanowiska jest dokumentem definiującym sens, wagę i zakres danego stanowiska, oraz jego umiejscowienie w strukturze firmy. Odzwierciedla realne czynności wykonywane na stanowisku, ścieżki kontaktów potrzebnych do płynnego realizowania podstawowych zadań, a także precyzuje uprawnienia i obszary odpowiedzialności oraz informuje, jakie cechy musi posiadać pracownik, aby poradzić sobie z zadaniami i odpowiedzialnością na danym stanowisku (profil kompetencyjny).

Właściwie stworzony opis stanowiska pracy pozwala na identyfikację pracodawcy i podjęcie działań mających na celu pozyskanie pracowników.

Kompetencyjne opisy stanowisk to podstawowe narzędzie HR wykorzystywane w wielu obszarach zarządzania ludźmi począwszy od rekrutacji kandydatów i adaptacji nowych pracowników, poprzez ocenę pracy, a na planowaniu polityki wynagrodzeń na podstawie wartościowania skończywszy.

• Stworzenie spójnej strategii personalnej w firmie
• Wystarndaryzowanie dokumentacji HR oraz tworzenie strategii HR jako spójnego zestawu powiązanych ze sobą systemów (system szkoleń, system ocen, system motywacyjny, ścieżki karier, etc.)
• Budowa struktury organizacyjnej
• Wartościowanie stanowisk pracy
• Budowanie systemu okresowych ocen pracowników (SOOP)

• Uporządkowanie struktury organizacyjnej firmy i procesów w niej zachodzących
• Stworzenie bazy wiedzy o stanowiskach w firmie do kolejnych systemów HR, które planuje wdrażać firma
• Spójność w dokumentacji kadrowej
• Precyzyjne i klarowne określenie wymagań stawianych pracownikom, co ułatwia i przyspiesza także proces rekrutacji
• Mapa uprawnień, odpowiedzialności i komunikacji w strukturze firmy
• Łatwość w budowaniu systemu wynagrodzeń, systemu motywacyjnego oraz ścieżek karier dzięki określeniu celu stanowiska oraz zadań i ich priorytetów

System motywacyjny to ukierunkowany zestaw narzędzi i mechanizmów motywowania z punktu widzenia realizacji celów firmy. Od strony praktycznej jest to zestaw logicznie powiązanych czynników motywujących pracowników w danej organizacji (motywatory), które mają służyć realizacji celów biznesowych firmy, jej misji, wizji oraz strategii.

System motywacyjny łączy kilka systemów HR w jedną, spójną całość. Powinien uwzględniać nie tylko w/w elementy, ale także wartości firmy, jej wielkość, branżę, dotychczasowy rozwój, kulturę organizacyjną, strukturę organizacyjną, wyjściowy poziom motywacji pracowników.

System motywacyjny, w ujęciu dokumentacji, składa się z procedur i regulaminów, które z kolei różnicują całościowe ujęcie systemu mającego wpływ na motywację pracowników, a może to być:

• System Okresowych Ocen Pracowników (SOOP)
• system wynagrodzeń
• ścieżki awansów
• system szkoleń.

• Zwiększenie wydajności i efektywności pracy
• Stworzenie lub usprawnienie obecnie funkcjonujących mechanizmów motywowania
• Wystandaryzowanie procesu motywowania w strategii personalnej firmy
• Chęć docenienia pracowników adekwatnie do efektów ich pracy
• Budowanie wizerunku firmy w procesie rekrutacji (przyciągnięcie do firmy odpowiednich kandydatów)

• Odpowiednio dobrane motywatory do oczekiwań i potrzeb pracowników, co ułatwia zarządzanie poziomem motywacji
• Wzrost świadomego zaangażowania pracowników (angażują się w realizację zadań i celów ważnych z punktu firmy)
• Poprawa konkurencyjności firmy na rynku (skorelowanie systemu motywacyjnego z poziomem realizacji celów)
• Obniżenie kosztów pracy poprzez koncentrowanie się pracowników na elementach ważnych dla firmy (świadome zarządzanie zaangażowaniem pracowników)

System wynagrodzeń obejmuje procesy, zasady, narzędzia oraz sposoby wynagradzania pracowników w firmie adekwatnie do ich umiejętności, doświadczenia, predyspozycji, kompetencji, czy w końcu wartości rynkowej.

Rzetelnie opracowany system wynagrodzeń ma na celu

• utrzymanie zatrudnionych pracowników, oraz
• znalezienie nowych pracowników, co rzutuje na poziom motywacji i zadowolenia z wynagrodzeń tychże pracowników.

Wśród składników całkowitego wynagrodzenia możemy wyróżnić:

• wynagrodzenie finansowe (stałe i zmienne)
• świadczenia pracownicze
• wynagrodzenie pozafinansowe.

• Stworzenie lub usprawnienie polityki wynagrodzeń w firmie
• Monitorowanie efektywności pracy pracowników
• Powiązanie wynagrodzeń z celami i strategią firmy
• Ocena poziomu satysfakcji Klienta z produktów/usług i jakości współpracy
• Przejrzystość systemów związanych z motywacją pracowników

• Jasne i przejrzyste zasady naliczania płac
• Obniżenie kosztów pracy
• Podniesienie konkurencyjności firmy poprzez wdrożone mechanizmy i standardy wynagrodzeń
• Optymalizacja kosztów związanych z wynagrodzeniami
• Zwiększenie motywacji pracowników poprzez jasne zasady i mechanizmy naliczania wynagrodzeń

Wartościowanie stanowisk pracy to proces mający na celu określenie wartości wykonywanej przez pracownika pracy. Polega na analizie i ocenie pracy według ustalonych kryteriów, pozwalających na porównywanie trudności pracy i jej wycenę z punktu widzenia przyjętych kryteriów.

Wartościowanie stanowisk pracy obejmuje analizę czterech głównych parametrów:

• ważność zadań wykonywanych na danym stanowisku z punktu widzenia efektów pracy na tym stanowisku, efektów pracy komórki organizacyjnej i całej organizacji,
• ważność kompetencji niezbędnych do wykonywania zadań na danym stanowisku,
• wpływ stanowiska na efekty pracy innych stanowisk w organizacji,
• czynniki zewnętrzne wpływające na trudność pracy na danym stanowisku.

• Racjonalne kształtowanie wynagrodzeń
• Ocena relatywnej wartości poszczególnych stanowisk w firmie
• Określenie wymagań konkretnej pracy, wykonywanej w danym miejscu, czasie i w określonych warunkach, oraz ustalenie jej wartości
• Rekrutacja i selekcja pracowników
• Ocena osiągnięć pracownika

• Aktualizacja opisów stanowisk lub ułatwiony proces ich sporządzenia; uporządkowanie hierarchii stanowisk w firmie
• Przejrzystość i obiektywizm kryteriów w hierarchii stanowisk
• Stworzenie spójnej i sprawiedliwej tabeli płac
• Wzrost motywacji pracowników dzięki przejrzystemu systemowi wynagradzania
• Podejmowanie zobiektywizowanych decyzji personalnych oraz płacowych